La importación representa una gran oportunidad de crecimiento para una PYME, y esta a su vez, viene acompañada de obligaciones y riesgos que se deben prever y evitar. Errores en documentación o en declaraciones de mercancía pueden convertirse en un riesgo real para la continuidad del negocio. Enfrentar una notificación o auditoría por parte de la autoridad aduanera, además de ser un trámite técnico, representa una prueba de capacidad interna para la empresa para construir y presentar una narrativa coherente que explique sus operaciones comerciales. En este artículo, se pretende explicar de forma clara y práctica cuales son los elementos fundamentales para responder a esta clase de revisiones, cómo construir una defensa documental y qué medidas internas reducen la probabilidad de futuras infracciones y sanciones.
El valor en aduana es, muchas veces, el punto central de una revisión, ya que es la base gravable de los impuestos. En términos sencillos, lo que se declara en el pedimento debe coincidir con el precio real pagado por la mercancía o corresponder al método de valoración establecido por la ley. En la práctica, la correcta demostración de ese valor requiere de una serie de documentos como la factura comercial, conocer las condiciones de entrega (incoterm), documentos de transporte, contratos de compraventa, manifestación de valor, hoja de cálculo, entre otros. Si con estos documentos no se logra comprobar el valor de la mercancía, la autoridad podría sospechar alguna inconsistencia en el proceso o la veracidad en la documentación e iniciar una revisión, que, sin una respuesta adecuada, puede derivar en multas, ajustes y hasta la suspensión del registro como importador.
Responder a una revisión o auditoría exige, en un primer momento, rapidez y organización. La notificación de esta obliga a identificar con precisión el alcance del requerimiento y los plazos procesales, por lo que una acción estratégica inicial, como solicitar una prórroga debidamente fundada y motivada (Último párrafo, Artículo 53 Código Fiscal), puede otorgarle a la empresa el tiempo necesario para reunir la evidencia y formular una defensa técnica.
La reconstrucción del expediente es el paso operativo más crítico. Cuando la documentación está desorganizada, la prioridad es reconstruir la secuencia y trazabilidad comercial: contratos que detallen condiciones de precio y responsabilidades (incoterm), facturas que describan lo incluido o excluido del precio, gastos incrementables, documento que pruebe el origen de la mercancía, documentos de transporte que acrediten la recepción y entrega de la mercancía, Manifestación de Valor, y especialmente, los comprobantes bancarios que acrediten los pagos realizados.
Además de lo anterior, es importante mantener una actitud colaborativa entre los distintos departamentos de la empresa y frente a la autoridad, se debe contar con un expediente ordenado y completo, disposición para subsanar errores y la implementación de controles que reduzcan la probabilidad de repetición (KPIS).
Para ilustrar lo anterior, se comparte un caso representativo. Una PYME del sector de alimentos gourmet importaba insumos desde Europa; en 2025 recibió una notificación por una revisión aduanera, ya que la autoridad detectó que el valor declarado en varios pedimentos no coincidía con los pagos que aparecían en la contabilidad presentada. La empresa carecía de un expediente de comercio exterior integrado y sus documentos estaban dispersos. Frente a la posibilidad de una multa superior a $1.2 millones y la amenaza de suspensión del padrón, la pyme acudió a asesoría especializada.
El equipo legal actuó en cuatro frentes simultáneos. Primero, gestionó una solicitud de prórroga explicando la necesidad de tiempo para reconstruir la documentación y mostrando diligencia mediante comunicaciones con proveedores, agentes aduanales y solicitudes de estados bancarios. En segundo lugar, se procedió a la reconstrucción exhaustiva del expediente: facturas, contrato de compraventa, guías y BL, pólizas de seguro, correspondencia comercial y todos los comprobantes de pago fueron reunidos y analizados. Tercero, se elaboró la justificación documental técnica que explicaba punto por punto la composición del precio, diferenciando con claridad aquello que integraba el valor en aduana y lo que correspondía a cargos incrementables o retenciones bancarias. Finalmente, se presentó un escrito libre de respuesta a la autoridad que sintetizaba los hechos, anexaba el índice de pruebas de cumplimiento, los pedimentos solicitados y detallaba las medidas correctivas que la empresa había adoptado para evitar futuras fallas.
La autoridad revisó la información, y únicamente impuso una sanción mínima de datos inexactos en pedimento por un total de $8,000 pesos, sin embargo, no impusieron sanción en términos contables, debido a que se comprobó que todo estaba en orden.
La empresa pyme, además, aprovechó la experiencia para implementar un sistema de control interno: checklists por operación, gestión documental digital y conciliaciones periódicas que hoy reducen drásticamente su exposición a riesgos similares.
De este episodio emergen varias recomendaciones prácticas que, tomadas de manera preventiva, son de sencillo cumplimiento para la mayoría de las pymes. Antes de cada importación conviene formalizar condiciones contractuales claras con los proveedores, especificando moneda, forma de pago e Incoterms; durante la operación, mantener un expediente por cada embarque que incluya factura, contrato, documentos de transporte, pruebas de origen, manifestación de valor, cartas aclaratorias y comprobantes de pago; y, de forma permanente, llevar conciliaciones contables y bancarias que permitan explicar diferencias por comisiones bancarias o tipos de cambio. Desde un punto de vista organizacional, asignar a una persona responsable del control de importaciones y exportaciones, adoptar herramientas de gestión documental y programar auditorías internas periódicas son inversiones que suelen costar mucho menos que una sanción administrativa.
En definitiva, la diferencia entre enfrentar una sanción severa y resolver una inconsistencia mediante corrección administrativa radica en la prontitud de la respuesta, en la calidad del expediente y en la estrategia jurídica que se adopte en el momento inicial del requerimiento de la autoridad. La asesoría oportuna no es un gasto, sino una herramienta de protección del negocio: permite articular argumentos técnicos, reconstruir evidencia y negociar con la autoridad en condiciones que favorezcan la continuidad operativa.
